Agili e Snelli, la dieta necessaria alle PMI Italiane

di Alessandro Beltrami

Come le metodologie “Agile” e “Lean” possono innovare il modo di pensare il proprio lavoro.

Ci sono parole che in Inglese suonano molto meglio che nella loro traduzione italiana: Agile e Lean sono tra queste. Si tratta di due metodologie di approccio, potremmo chiamarle filosofie imprenditoriali, provenienti dal mondo informatico la prima e dalla ottimizzazione della produzione industriale la seconda, che negli anni si sono ibridate e hanno avuto molto successo nelle PMI di tutti i settori, anche in Italia. Sono moltissime le medie imprese che adottano queste metodologie, ci sono parecchie realtà anche nelle piccole imprese, mentre faticano ad essere adottate dalle micro imprese e dagli studi professionali. 

Se dovessimo riassumere in poche righe di cosa si tratta, potremmo descrivere Agile come un metodo di lavoro in gruppo per massimizzare le probabilità di successo di un progetto, dove per “successo” si intende la consegna di un prodotto o servizio che è confacente a quanto desiderato dal cliente. Agile promuove il coinvolgimento delle persone, compreso il cliente, e la produzione incrementale di funzionalità o dettagli “a piccoli passi”. Se ci pensiamo, consegnare qualcosa che non soddisfa il cliente, o non consegnarlo affatto, è il peggior scenario per qualsiasi impresa. Le imprese “brave” sono quelle che producono beni o servizi nei tempi prefissati, con la giusta qualità e con un costo di produzione o erogazione più vicino possibile a quanto preventivato. L’approccio o filosofia Lean viene invece dal Giappone e si basa sul controllo degli sprechi, sul produrre beni o servizi che abbiano la qualità minima necessaria per poter soddisfare il cliente. Quante imprese che pensavamo essere “brave” proponevano invece prodotti che avevano costi di produzione altissimi o qualità non giustificate dal prezzo di vendita? Se escludiamo il mondo del luxury, che segue regole a se’ stanti, molte di queste imprese poco efficienti sono state spazzate via dalla globalizzazione. 

Negli ultimi 20 anni queste due metodologie, nate con obiettivi e in settori industriali diversi, si sono fuse e sono state adattate a una miriade di applicazioni diverse: dallo sviluppo software, alla gestione degli ospedali, ai supermercati, alla fabbricazione di occhiali, amministrazione di città, gestione di scuole, pianificazione di matrimoni ed eventi, ogni attività imprenditoriale che coinvolga più di un paio di persone può trarne beneficio. L’aspetto più interessante è che non si tratta di metodologie rigide e codificate, come ad esempio i classici metodi di project management tipo PMO o PRINCE, ma una collezione di metodi, approcci, filosofie, esempi, da applicare caso per caso, dove sia economicamente conveniente.

Rimandando alla bibliografia per gli approfondimenti sulle metodologie, ci sono diversi aspetti che si possono evidenziare relativamente alla situazione delle PMI Italiane, in questo momento di profondi cambiamenti.

Efficacia ed efficienza. Agile e Lean permettono a qualsiasi realtà di essere molto più efficace ed efficiente. I beni o servizi vengono erogati nei tempi previsti, nei modi e nei tempi ipotizzati in fase contrattuale. Questo non significa consegnare prima il prodotto, ma consegnarlo in un tempo prevedibile e con la qualità necessaria. Normalmente lo sviluppo di un progetto con queste modalità richiede un poco tempo in più del sistema “waterfall”, ma con maggiori garanzie di risultato. 

Gestione finanziaria del rischio.
Quanto costa creare un prodotto o un servizio innovativo? Qualsiasi previsione a priori in genere è sbagliata, perché quando si tratta di innovazione le variabili in gioco e le possibili incognite sembrano imprevedibili. Entrambe le metodologie, ma soprattutto Agile, punta alla divisione dello sviluppo (di un prodotto, di un servizio, di un’idea, …) in piccoli incrementi che possono e devono essere valutati dal cliente. Questa collaborazione fornitore-cliente permette una pianificazione molto precisa del budget necessario allo sviluppo e della relativa gestione finanziaria. La richiesta di implementare una funzionalità o una modifica non prevista nella bozza iniziale si riesce a tradurre in una precisa stima dell’incremento di budget necessario e dei tempi di consegna, tenendo quindi il progetto sotto controllo.

Gestione risorse umane.
Uno degli aspetti più affascinanti di queste due metodologie è la necessità di creare team di persone eterogenee per affrontare le varie fasi di sviluppo e conduzione. L’introduzione di questo metodo di lavoro rompe tutti gli schemi e le gerarchie stratificate da anni di lavoro, rimettendo in moto l’azienda con una vitalità nuova e inaspettata. Il cambiamento è così drastico che all’inizio può spaventare, ma nel 100% dei casi, dopo pochi giorni, si crea un forte spirito di team building che altrimenti sarebbe molto complicato ottenere.

Scalabilità.
In un ambiente Agile e Lean, anche piccolo, è molto più semplice inserire nuovo personale junior, che non solo avrà l’opportunità di apprendere i dettagli di merito del bene o servizio dell’azienda, ma verrà addestrato sul campo sul metodo per arrivare al risultato. Il “learning by doing” è infatti il principale metodo di approccio, anche perché Agile e Lean devono essere adattati e ritagliati sulle esigenze dell’azienda o del team, non il contrario. E’ incredibile vedere giovani neo-laureati che in pochi giorni fanno già parte del meccanismo e dei rituali di conduzione che l’azienda si è data! 

Micro-management.
Considerato uno dei mali delle PMI Italiane, causato dalla scarsa professionalità del middle management che non ha trovato adeguati esempi positivi nella propria carriera formativa o aziendale, il micro-management è una delle principali fonti di mancata efficienza delle aziende, della poca affezione degli impiegati verso l’azienda e della mancata crescita delle persone. Agile e Lean, quando ben applicati, evidenziano e combattono azioni negative di micro-management, evitando il disperdersi delle energie delle persone.

Riferimenti:

Agile:

https://agilemanifesto.org/

https://it.wikipedia.org/wiki/Metodologia_agile

Lean:

https://it.wikipedia.org/wiki/Produzione_snella

“Innovazione Lean. Strategie per valorizzare persone, prodotti e processi” di Luciano Attolico

Alessandro Beltrami

Si occupa di ricerca e sviluppo per HP Inc. con base a Barcellona, dove ha fondato il gruppo locale di +Europa. In Italia è stato Direttore Tecnico nel mondo dell’automazione e della stampa digitale, consulente di multinazionali Italiane ed Europee, formatore per diversi Istituti Professionali. Rappresenta la Spagna nel comitato tecnico internazionale ISO per le tecnologie grafiche, dove da più di dieci anni segue progetti di standardizzazione con colleghi di 28 Paesi. Ha utilizzato, applicato e fatto applicare metodologie Agile e Lean in diversi contesti dal 2005.

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